Прво сређивање и обрада архивске грађе у Светој царској српској лаври манастиру Хиландар (Света Гора, Грчка) везује се за монаха Саву Хиландарца који је сакупио књиге из скитова, келија и пиргова, побољшао њихов смјештај те израдио први научни каталог рукописа и старих штампаних књига око 1898. године. Сава је био први који је озбиљно приступио сређивању архивске грађе у Хиландару. Он је разврстао средњовјековне документе према поријеклу, извршио попис те их сигнирао. Остале архивске документе, Сава је подијелио на грчке и српске. Поред тог Сава је издвојио и турске списе који су добили посебно мјесто, али их није обрађивао. Управо те 1898. године када је архивска грађа дата на старање монаху Сави Хиландарцу, манастирски архив је издвојен у засебну цјелину. Након Саве Хиландарца и његовог насљедника јеромонаха Михаила, манастирски архив је брижно чуван, али се у њему није значајније радила архивистичка обрада грађе.

Тек у вријеме изградње нове библиотеке 1972. године створени су и услови за савременију обраду и чување архивске грађе. Поред Хиландарског одбора, у склопу Српске академије наука и умјетности основан је и „Савјет за заштиту и проучавање блага манастира Хиландара“ са задатком да усклађује послове републичких установа, при чему је старање о архивској грађи повјерено Архиву Србије. Стручњаци из Архива Србије са радом су почели 1977. године, а Архив Србије је манастиру даровао сву потребну опрему за чување грађе и започео микрофилмовање грађе, а за обраду грађе одређено је да гранична година буде 1930. Грађа је тада разврстана у сљедеће одјељке: Средњовековне хрисовуље и повеље, Архивске књиге, Српски списи, Грчки списи, Turcica, Списи из келија преминулих монаха, Лични фонд Саве Хиландарца, Лични фонд епископа Мелентија (Вујића), Збирка фотографија, Збирка Љотић, Збирка Рош, Varia.

У периоду од 1. септембра до 1. октобра 2025. године архивиста Архива Републике Српске, Данило Зец, боравио је у Светој царској српској лаври манастиру Хиландар. Током овог периода заједно са колегама из Архива Војводине, архивским савјетником Владимиром Иванишевићем и архивским помоћницима Дарком Станчевићем и Сашом Савићем вршено је сређивање архивске грађе манастира Хиландар. Ово је уједно и прво укључивање Архива Републике Српске у послове сређивање архивске грађе овог светогорског манастира.

Током овог боравка у манастиру је извршена је систематизација архивске грађе настале на српском језику „Српски списи“ из периода од 1931. до 2023. године по систему слободне провенијенције. Вршено је сређивање предмета унутар године, сигнирање предмета почевши од броја 1 унутар сваке године, сређивање докумената унутар предмета и фолијација листова. Сређене су 24 кутије архивске грађе тј. око 3,5 дужних метара.

Такође, предмети из серије „Српски списи“ из 1898. године стављени су у архивске кошуљице, извршена је фолијација листова и у наведену годину је додато још 8 предмета који припадају тој години. Послије ових послова „Српски списи 1898. година“ се умјесто у једној кутији (бр. 80), сада налази у 3 архивске кутије, а нове кутије су означене бројевима (80А и 80Б) тако да није мијењан поредак грађе установљен прије њене дигитализације.

Извршено је сигнирање предмета и фолијација листова за „Српске списе“ из 1950, 1964, 1965, 1970–1973, 1975, 1977, 1980, 1981–2023. године (у појединим годинама с краја 20. вијека као и у појединим годинама 21. вијека још нема архивске грађе у серији „Српски списи“); сигнирано је 2046 предмета и извршена је фолијација 6543 листа. Током сређивања издвојена су документа писана грчким језиком, фотографије и албум са фотографијама проигумана Никанора Савића приликом његове посјете Србији 1980. године као и библиотечки материјал у укупној количини од половине једне архивске кутије.

За наредни период остаје убацивање 14 кутија „Српских списа“ насталих у периоду од 1775. године до краја 20. вијека од којих су 3 кутије недатираних списа, као и сигнирање предмета и фолијација листова за године за које није урађена. Да се не би мијењао поредак дегитализоване грађе, предмети у серији „Српски списи“ настали закључно са 1930. годином ће се додавати на крај сваке године.

Грађа светогорског манастира Хиландар је изузетно значајна, јер представља један од најбогатијих архива за проучавање српске историје као и православне духовне и културне баштине. У манастирској ризници се налазе повеље, рукописи, рукописне и старе штампане књиге као и иконе непроцјењиве вриједности уз остале музејске предмете који свједоче о континуитету духовног и културног живота српског народа од времена Светог Саве и Светог Симеона до данас. Видјети све ово непосредно сопственим очима представља велику привилегију, јер такви материјали представљају жива свједочанства историје која су вијековима чувала идентитет, а стручно сређивање овакве грађе, поред привилегије захтјева и велику одговорност.

Оно што су радници Архива Републике Српске и Архива Војводине примјетили јесу застарјеле методе чувања овакве грађе у манастиру Хиландар. Било би најбоље за манастир, али и за цијели српски народ, да се оваква грађа чува у најмодернијим условима за чувања архивске, музејске и библиотечке грађе. Ово је и те како могуће обезбиједити унутар зидина манастира, али уз додатну подршку манастиру оних који имају могућност да се такви услови испуне.

извор: Архив Републике Српске